社内ポータルのデザイン設計のポイント！利用率を高める方法を解説

既存システムの保守終了（EOL）を控える中、新しいツールに移行しても「社内ポータルを社員が利用してくれないのでは」「必要な情報を探すのに時間がかかる課題を根本から解決したい」といった悩みを抱える企業は少なくありません。その原因の一つとして挙げられるのが、デザインやUI/UX設計の不足です。

社内ポータルは、単なる情報掲載の場ではなく、社員が日常的に利用するDX推進のための重要な情報基盤です。そのため、見やすさや操作性、情報へのアクセスのしやすさが定着率を大きく左右します。

本記事では、使われる社内ポータルデザインの特徴や定着率を高める設計ポイント、失敗しやすい原因と改善策まで詳しく解説します。

社内ポータルのデザインが重要な理由

社内ポータルのデザインは、単なる見た目の問題ではなく、情報共有のしやすさや業務効率、利用率に直結する重要な要素です。デザインが重視される詳しい理由は、以下のとおりです。

定着率や業務効率化に直結する

社内ポータルのデザインは、社員の利用定着率や業務効率化に大きな影響を与えます。社員は「必要な情報へすぐ到達できる」と感じなければ、継続的に利用しようとは考えません。

たとえば、階層が深く複雑なメニュー構造では、目的の情報にたどり着くまでに時間がかかります。その結果、「人に聞いた方が早い」「チャットで確認した方が楽」となり、社内ポータルの利用率は低下するでしょう。

一方で、よく使う情報へのリンクが整理されていたり、カテゴリーが直感的に設計されていたりするポータルでは、自己解決率が高まります。

デザイン改善は、問い合わせ削減や情報検索時間の短縮といった業務効率化にもつながる重要な要素です。

クラウド版への移行だけでは、使いづらさが根本解決しない

既存システムのクラウド移行だけでは、社内ポータルの使いにくさを解消できない場合があります。なぜなら、問題の原因がシステム環境ではなく、情報設計やUI/UXにあるケースが多いためです。

たとえば、古いポータルをそのままクラウド環境へ移行したとしても、以下のような課題が残ります。

• 情報が探しにくい
• メニュー構造が複雑
• 更新作業が煩雑
• 利用頻度の高い情報が埋もれている

そのため、移行時にはデザインや導線設計、コンテンツ配置も含めて見直すことが重要です。

使われる社内ポータルデザインの基本

使われる社内ポータルには、共通して見やすい、操作しやすい、情報へ到達しやすいという特徴があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

視認性を高める

社内ポータルでは、情報を見つけやすくする視認性の高さが重要です。企業規模が大きくなるほど掲載情報は増えるため、重要度や利用頻度に応じて情報を整理する必要があります。

たとえば、重要なお知らせやよく使う申請フォームなどは、トップページの目立つ位置に配置すると効果的です。また、視認性は以下の要素にも左右されます。

• 文字サイズ
• 配色
• 余白
• 画像配置
• アイコン

情報を詰め込むのではなく、優先順位を明確にしたレイアウト設計を心がけましょう。

UI/UX・操作性を意識する

社内ポータルの利用率を高めるには、UI/UXを意識した設計が欠かせません。UI（ユーザーインターフェース）は、画面の見た目や操作部分、UX（ユーザーエクスペリエンス）は利用時の体験全体を指します。

たとえば、必要な操作手順が少ない、初めて利用する社員でも迷わないといった設計が理想です。高機能であっても、操作が複雑であれば利用されません。

社員の行動を想定し、直感的に使える設計を目指すことが重要です。

情報を探しやすい導線を設計する

社内ポータルでは、情報を掲載するだけでなく目的の情報へ迷わず到達できる導線設計も重要です。必要な情報が存在していても、探し方が分からなければ社員は利用しなくなります。

たとえば、利用頻度の高いページをトップ画面へ表示する、検索窓を目立つ位置へ配置するなどの工夫が有効です。さらに、近年トレンドとなっているAI検索を活用することで検索性が劇的に向上し、DX施策としても高く評価されやすくなります。

情報量が増えても迷わず目的のページにたどり着ける導線を整えることで、利用率の向上につながります。

モバイル利用も考慮する

社内ポータルはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットでの利用も考慮する必要があります。現場スタッフや営業担当など、PCを常時利用できない社員も多いためです。

モバイル対応では、次のような要素が必要になります。

• タップしやすいボタンサイズ
• 短時間で情報確認できるレイアウト
• スクロールしやすい画面構成

モバイル対応が不十分だと、一部の社員しか利用できず、情報共有の格差が生まれる原因になります。場所を問わず利用できる環境を整えることが、社内ポータルの定着につながります。

社内ポータルが使われない原因と改善方法

社内ポータルが定着しない原因は、ツールの性能不足ではなく、デザインや運用設計に問題があるケースが多く見られます。ここでは、社内ポータルが使われない代表的な原因と改善方法を紹介します。

情報が詰め込まれすぎて見つけにくい

社内ポータルでは、情報量の多さよりも必要な情報を見つけやすいことが重要です。運用を続けるなかで情報を追加し続けるとページ構成が複雑化し、社員が目的の情報へ到達できなくなります。

よくある問題として、以下が挙げられます。

• トップページに情報を大量掲載している
• 古い情報と新しい情報が混在している
• カテゴリが細分化されすぎている
• 同じ情報が複数箇所に存在している

問題を改善するためには、利用頻度や目的に応じて情報を整理し、優先順位をつけることが重要です。情報量を増やすのではなく、どのように見せるかという視点で設計することが、使われるポータルにつながります。

HTMLなどの専門知識が必要で更新が滞る

社内ポータルは、誰でも簡単に更新できる環境を整えることが重要です。更新作業にHTMLやCSSなどの専門知識が必要な場合、特定の担当者しか編集できず、情報更新が滞る原因になります。

特に、以下のような問題が発生しやすくなります。

• 部署ごとの情報発信ができない
• 修正依頼が管理者へ集中する
• 小さな変更にも時間がかかる
• 更新作業が後回しになる

その結果、情報の鮮度が失われ、社員からの信頼も低下してしまいます。

近年はノーコードで編集できる社内ポータルも増えており、現場担当者が更新できる環境を整えやすくなっています。更新のしやすさは、情報鮮度を維持するための重要な設計要素といえるでしょう。

自社だけで情報設計を行い、運用ルールが定まっていない

社内ポータルの成功には、デザインだけでなく情報設計や運用ルールの整備も欠かせません。自社だけで設計を進めると、管理者目線の構成になりやすく、社員にとって使いづらいポータルになることがあります。

たとえば、次のような状況では徐々に利用率が下がってしまいます。

• 更新ルールが決まっていない
• 管理責任者が不明瞭
• 古い情報が放置されている

重要なのは、社員がどのような情報を探しているのかを把握し、その行動に合わせて情報設計することです。必要に応じて専門家の支援を受けることで、導入後の定着率向上も期待できます。

デザイン知識がなくても社内ポータルを作成する方法

近年は、専門的なデザイン知識がなくても社内ポータルを構築できるツールが増えています。従来はHTMLやWeb制作の知識が必要でしたが、ノーコードツールの普及により、現場担当者でも簡単に編集・運用できるようになりました。

また、デザインテンプレートやドラッグ＆ドロップ機能を活用することで、短期間でも見やすいレイアウトを構築できます。

重要なのは見た目の美しさだけではなく、社員が利用しやすい情報構造を作ることです。

ノーコードで編集できるツールを活用する

ノーコードで編集できるツールを活用すると、更新負担を軽減できます。コード編集が必要なシステムは、限られた担当者しか修正できず、情報更新が遅れる原因になります。

ノーコードツールであれば、次のようなメリットがあります。

• 画像や文章を簡単に追加できる
• 部署ごとに情報発信できる
• 専門知識がなく手も運用できる
• レイアウトを自由に変更できる

現場担当者が主体的に更新できる環境を整えることで、常に最新情報を社員に届けやすくなります。ノーコードツールは、デザイン性と運用性を両立できる手段として有効な選択肢です。

自社らしい社内ポータルデザインにするメリット

社内ポータルを自社に合わせてデザインすることで、利用率や社員への浸透度を高められます。汎用的なデザインでは、自社の組織文化や業務フローに合わず、使いにくさが生じる場合があります。

たとえば、以下のような工夫が可能です。

• 業務内容に合わせたメニューを配置する
• 部署ごとにトップページのレイアウトを変更する

自社独自のデザインは、単なる見た目の改善ではありません。社員が自然に利用しやすい環境をつくることで、企業文化の浸透や情報共有の活性化にもつながります。

デザイン性の高い社内ポータルを選ぶポイント

社内ポータルを選定する際は、機能だけでなくデザインの柔軟性や運用のしやすさも確認することが重要です。ここでは、選定時に確認したいポイントを紹介します。

レイアウトを直感的にカスタマイズできるか

社内ポータルは、専門知識がなくてもレイアウト変更ができるかどうかを確認することが重要です。業務内容や組織の変更に応じて、継続的に改善する必要があるためです。

たとえば以下のような機能があれば、運用負担を抑えながら改善を続けられます。

• ドラッグ＆ドロップで編集できる
• メニューを簡単に変更できる
• ページの追加が容易にできる

導入時だけでなく、長期的に運用しやすい柔軟性も重要な選定ポイントです。

AI検索など欲しい情報へ瞬時にたどり着ける機能があるか

社内ポータルは、欲しい情報へ瞬時にたどり着ける機能があるかどうかも重要な要素です。従来の検索では、正確なキーワードを入力しなければ情報を見つけにくい場合があるためです。

情報量が増える企業ほど、検索機能の性能が社内ポータルの使いやすさを左右します。AI検索を導入すれば社員が情報を探す時間を削減できるため、業務効率化や問い合わせ削減にもつながります。

デザインテンプレートが充実しているか

デザインテンプレートが豊富なツールを選ぶことで、短期間でも見やすい社内ポータルを構築できます。デザイン経験がない担当者でも、用途に合わせたレイアウトを選択できるためです。

テンプレートを活用することで、次のようなメリットがあります。

• デザイン品質を均一化できる
• 構築期間を短縮できる
• 運用負担を軽減できる

デザインに不安がある場合は、テンプレートの種類や自由度も確認しておきましょう。

導入・運用支援を受けられるか

社内ポータルのデザインを成功させるためには、ツールの機能だけでなく支援体制も重要です。特に初期設計では、以下のように多くの検討事項があります。

• 情報構造の設計
• ページ構成の検討
• 運用ルールの策定
• コンテンツ整理

自社だけでやり切る自信がない場合は、情報設計からデータ移行まで任せられる専任のPM（プロジェクトマネージャー）による伴走支援があるベンダーを選びましょう。長期的に利用される社内ポータルを構築するためにも、支援体制の有無は確認しておきたいポイントです。

まとめ 使いやすく見やすい社内ポータルデザインの作成を目指そう

社内ポータルのデザインは、単なる見た目ではなく利用率や業務効率化を左右する重要な要素です。既存システムのEOLは、単なるツールの移行ではなく、社内ポータルを刷新して全社のDX推進を加速させる絶好のチャンスといえます。

利用されるポータルを実現するためには、視認性やAI検索などの情報導線を意識した設計が欠かせません。

また、導入後も継続的に利用してもらうためには、更新しやすい仕組みや伴走支援などの運用体制を整えることも重要です。社内ポータルを選定する際は、以下の項目を総合的に判断しましょう。

• 直感的なカスタマイズ性
• 検索機能（AI検索など）
• デザインテンプレートの充実度
• 導入からの伴走支援体制

まずは自社の課題を解決できる最適なツール選びから始めてみましょう。