社員が使いやすい社内ポータルのコンテンツ例と作り方、運用のコツ

業務を効率化する社内ポータルのコンテンツ

まず、日々の仕事で必要な情報を掲載候補にしましょう。掲載するだけで利用が定着するとは限らないため、実際の利用状況を見ながら選びます。

勤怠や申請など、日常の作業で開くページへの入口をそろえる方法があります。

業務効率化を目的とした代表的なコンテンツには、以下のようなものがあります。

掲載する情報は量を増やすことよりも、社員が必要なタイミングで迷わず見つけられる状態に整えることが大切です。

社内規程やマニュアル

社内規程や業務マニュアルは、ルールや作業手順を確認するための情報です。問い合わせ削減を目指す場合は、よく聞かれる内容から整備し、公開前後の問い合わせを比べましょう。

掲載対象には、以下のような情報があります。

資料が分散している場合は、最新版の保存先を確認し、古い資料へのリンクを置き換えましょう。

社内ポータルでは資料を保存するだけではなく、社員が目的から探せる構造へ整理することが重要です。

更新日や管理部署を表示しておくと、社員は情報の新しさを確認できます。規程やマニュアルは一度作成して終わりではなく、制度変更や業務変更に合わせて更新できる体制まで整えておくことが必要です。

FAQや問い合わせ情報

FAQは、社員が自分で疑問を解決できるようにするためのコンテンツです。各管理部門に繰り返し寄せられる質問を整理しましょう。

掲載内容には、以下のようなものがあります。

問い合わせ履歴から、質問が多いテーマをFAQの候補にします。回答を掲載した後も同じ質問が続く場合は、説明や見つけ方を確認しましょう。

FAQは作成するだけでなく、社員が検索しやすい言葉で整えることも重要です。

例えば「旅費交通費精算申請」という正式名称に加え、検索履歴にある「出張 精算」などの言葉をタイトルや本文に使います。変更後は実際の検索結果で見つかるか確認しましょう。

FAQで解決できない場合に備え、担当部署や問い合わせフォームへの導線を用意します。

申請フォームやテンプレート

申請フォームや業務テンプレートをまとめ、社員が必要な書式を探す入口を用意します。

掲載する情報には、以下のようなものがあります。

テンプレートは最新版の保存先を決め、更新時に旧版へのリンクも整理しましょう。

申請処理を専用システムで管理している企業では、社内ポータルに手続きの説明と申請画面へのリンクを掲載する方法があります。

テンプレートには利用目的と対象者を記載しましょう。

業務システムへのリンク

社内ポータルには、社員が日常的に利用する業務システムへのリンクをまとめることもできます。

利用するシステムが複数ある場合は、各サービスへの入口を整理しましょう。

掲載例には以下のようなものがあります。

社内ポータルへすべての機能を集約する必要はありません。既存システムとの役割を整理し、ポータルを最初に確認する場所として設計します。

既存システムと連携させる場合は、接続対象と認証方式を整理し、シングルサインオン（SSO）が必要か検討します。導入候補が自社の要件に対応するか確認してください。

スケジュールや設備予約

スケジュールや設備予約も、日常業務の入口に置く候補です。

掲載できる情報には、以下のようなものがあります。

予定の確認や設備予約をポータルから始められるようにする場合も、登録先は明確にします。

予定を既存のカレンダーで管理しているなら、ポータルへ同じ予定を手入力する前に、登録先を一本化できないか検討しましょう。

既存ツールへのリンクを置く方法と、連携して表示する方法では必要な設定が異なります。利用中の環境で実現できる範囲を確認してください。

サービスの比較では、掲載したい内容に加え、現在の業務ツールとの連携条件も確認します。

情報共有を円滑にする社内ポータルのコンテンツ

社内ポータルは、業務に必要な情報だけでなく、会社全体へ情報を届ける場所としても活用できます。

お知らせを蓄積する場合は、過去の情報を検索できるように整理します。

会社からの情報を共有するコンテンツの例と目的を、次の表にまとめます。

会社からのお知らせ

会社からのお知らせは、全社員へ届けたい連絡を掲載するコンテンツです。

掲載内容には、以下のようなものがあります。

連絡を蓄積し、社員が後から検索・確認できる場所を用意しましょう。

お知らせは、例えば次のカテゴリーに分けて整理します。

重要な情報はトップページに一定期間固定し、必要に応じて既読確認や別経路での周知も組み合わせます。

経営者からのメッセージ

経営者からのメッセージは、会社の方向性や考え方を社員へ共有するためのコンテンツです。

経営方針や事業の目標を発信し、日々の業務と会社の方向性との関係を説明します。

拠点や部署が分かれている場合も、同じメッセージを確認できる掲載先を決めておきましょう。

発信後は閲覧状況や質問を確認し、社員が知りたい内容に合わせて説明を見直しましょう。

社内報や社員紹介

社内報や社員紹介は、社員同士の理解を深めるためのコンテンツです。

他部署や別拠点の社員を知るために、仕事内容や取り組みを紹介します。本人に掲載内容を確認してから公開しましょう。

掲載内容としては、以下のようなものがあります。

過去の記事も参照するなら、公開日とカテゴリーを付け、検索できる状態にしておきます。

交流機能を使う場合は、必要な投稿・リアクション機能が契約に含まれるか、追加料金や利用条件があるかを確認しましょう。

部署やプロジェクトの最新情報

部署やプロジェクトの最新情報は、進行中の取り組みの概要を共有するコンテンツです。

別部署の活動が把握できないという声がある場合は、進行中の取り組みの概要と相談先を共有しましょう。

社内ポータルでは、以下のような情報を掲載できます。

ただし、プロジェクト管理ツールの代わりとして利用するのではなく、全社員や関係部署へ概要を共有する場所として活用する考え方が適しています。

詳細なタスク管理は専用ツールで行い、社内ポータルでは成果や重要な情報を蓄積することで、それぞれの役割を分けられます。

ナレッジを蓄積する社内ポータルのコンテンツ

社内ポータルは、現在発生している情報を共有するだけでなく、過去の知識を蓄積する場所としても活用できます。

個人の保存先に残っている業務ノウハウを、引き継ぎ時に確認できる形で共有しましょう。

蓄積する内容と活用の目的を整理すると、次のようになります。

ナレッジは掲載するだけでなく、必要な社員が見つけられる状態に整理することが重要です。

業務ノウハウや成功事例

業務ノウハウや成功事例は、社員が経験から得た知識を組織全体で活用するためのコンテンツです。

掲載する際は、結果だけでなく次の項目も残しましょう。

成功した内容だけでなく、失敗した事例や改善した過程もナレッジになります。

研修や教育資料

研修資料や教育コンテンツは、新入社員や異動した社員が後から参照するために掲載します。

研修後に読み返す資料には、対象者と実施日を記載しましょう。

掲載する内容には、以下のようなものがあります。

研修資料は、掲載して終わりではなく、社員が必要な時に確認できる状態にすることが重要です。

新しいシステムを導入した際は、操作マニュアルの参照先を案内します。問い合わせが続く操作は、説明の見直し候補にしましょう。

操作や動きの説明には、文章に動画を組み合わせる方法もあります。

受講管理まで必要なら、LMS（学習管理システム）との連携条件を確認します。導入候補が利用中のLMSに対応するか、教材と受講状況をどこで管理するかを確認しましょう。

過去のプロジェクト情報

過去のプロジェクト情報は、経験や改善点を次の取り組みに活用するためのナレッジコンテンツです。

プロジェクト終了後は、次の案件で参照する担当者を想定して資料を整理しましょう。

掲載する情報には、以下のようなものがあります。

特に重要なのは、単なる資料置き場にしないことです。

うまくいかなかった取り組みも、原因と改善点を残しましょう。条件が異なる案件では、そのまま当てはめず適用できる範囲を検討します。

動画マニュアルや解説動画

動画マニュアルや解説動画は、文章だけでは伝えにくい情報を共有するために役立つコンテンツです。

操作手順を動画にする場合も、対象者に実際に試してもらい、説明が足りない操作を補いましょう。

活用例には以下のようなものがあります。

動画を掲載する際は、アップロードするだけではなく、タイトルや説明文を設定し、検索できる状態にすることが大切です。

動画を多く扱う場合は、次の仕様も確認します。

社員が使いやすいコンテンツの作り方

社内ポータルを利用してもらうには、コンテンツを増やすだけではなく、社員が必要な情報へすぐ到達できる設計にすることが重要です。

情報を探しにくいという声があれば、掲載数を増やす前に導線を見直しましょう。

設計時に確認したい点は、次の通りです。

利用頻度の高い情報をトップに配置する

トップページには、社員が頻繁に利用する情報を優先して配置します。

トップページの優先順位は、問い合わせ履歴や利用頻度を確認して決めましょう。

トップページへ配置する候補には、以下のようなものがあります。

例えば、経費精算や休暇申請を優先するなら、トップページから直接開けるリンクを置きます。

トップページの候補が多い場合は、よく使う情報を直接開く導線と、カテゴリーから探す導線を分けます。

職種や部署に合わせて情報を出し分ける

職種や部署ごとに必要な情報を確認し、優先して表示する内容を検討しましょう。

表示する対象は、次のように分けられます。

全社員向けと部署別の情報を分ける程度から始め、担当者が更新できる範囲で分類を増やしましょう。

部署ごとに情報を出し分ける場合は、表示を変える機能と閲覧を制限する機能を分けて確認します。対象外の社員のアカウントでもアクセスを検証しましょう。

情報を探しやすいカテゴリーに整理する

社内ポータルを活用してもらうには、掲載する情報量だけでなく、必要な情報へ迷わずたどり着ける構造にすることが重要です。

分類の実例として、Liferayが公開する東京海上日動火災保険の事例では、同じ単語の検索で異なる意味の情報が混在する課題に対し、文書へのタグ付けを導入しています。

自社でも検索語と結果を確認し、目的の文書を選べない場合に分類を見直すとよいでしょう。この事例だけで、すべての企業に同じ効果が出るとはいえません。

担当部署を知らない社員も探せるよう、「申請・手続き」のような利用目的から入る分類も検討します。

カテゴリー例としては、以下のような分類があります。

また、検索機能を活用する場合は、社員が普段使う言葉をページ内へ含めることも重要です。

制度名の略称を使う場合も、実際の検索語を確認し、追記後に目的のページが表示されるか試します。
出典：東京海上日動火災保険株式会社｜Liferay 最終アクセス日: 2026年9月29日

社員参加型のコンテンツを取り入れる

社員が投稿や質問をできる場も、コンテンツの候補にします。

社員参加型のコンテンツには、以下のようなものがあります。

投稿者には、取り組みの条件や参照資料も添えてもらいましょう。

投稿内容と公開範囲を確認するため、例えば次の手順を決めます。

社内ポータルを使われない状態にしないための運用方法

公開後は、管理担当と見直しのタイミングを決めて運用しましょう。

運用時に確認したいポイントは以下の通りです。

コンテンツごとの管理担当者と更新ルールを明確化する

社内ポータルの情報を最新の状態に保つには、コンテンツごとに管理担当者を決める必要があります。

担当部署の例としては、以下のような分担があります。

また、更新する担当者だけでなく、確認するタイミングも決めておくことが大切です。

他ツールとの役割を整理し情報を見つけやすくする

既存ツールと社内ポータルの役割を決め、同じ情報の更新先が分かれないようにします。

運用ルールには、正式な情報の保存先と更新担当を記載しておきましょう。

閲覧状況や検索履歴から必要なコンテンツを最適化する

社内ポータルの改善には、社員の利用状況を確認することが欠かせません。

閲覧数と検索履歴を、改善候補を探す手掛かりにします。閲覧が多いだけでは、必要性が高いのか、説明が分かりにくく何度も開いているのかは判断できません。

確認したい指標には以下があります。

例えば経費精算の検索が多い場合は、担当社員に検索から申請画面まで操作してもらいます。途中で迷う箇所があれば、リンクの位置やFAQを見直しましょう。

変更後も同じ操作を確認し、問い合わせ内容と合わせて改善を判断します。

社員のフィードバックをもとに定期的に改善する

社員が感じている不便さは、アクセスデータに加え、本人への聞き取りでも確認しましょう。

スマートフォンでの不便さが挙がった場合は、現場で使う端末と通信環境で、次の操作を確認しましょう。

確認結果と社員の意見を、アクセス状況と合わせて見直しに使います。意見は社内アンケートや各部署へのヒアリングで集めましょう。

社内ポータルは複数サービスを比較して自社に合うものを選ぶ

社内ポータルを選ぶ際は、掲載したいコンテンツや運用方法に合ったサービスを比較することが重要です。

社内規程やマニュアルを中心に活用したい企業では検索性や文書管理機能、社内コミュニケーションを活性化したい企業では投稿機能や情報発信機能など、目的によって確認すべきポイントは変わります。

料金や機能数だけで判断するのではなく、自社が解決したい課題や必要なコンテンツを整理したうえで、複数サービスを比較することが大切です。

社内ポータルの導入や見直しでは、必要なコンテンツを決めてからサービスを比較しましょう。当サイトの「社内ポータル徹底比較ガイド」で、機能と料金の比較情報を確認できます。